Hoe snel reageren notariskantoren op een aanvraag?

De vierde belofte in onze balk is een termijn: binnen hoeveel tijd u meestal iets van de kantoren hoort. Tot voor kort stond daar op sites als deze een vast getal, zonder dat iemand het had gemeten. Bij ons komt de termijn uit de aanvragen zelf. Hieronder staat hoe dat werkt, en wat er gebeurt als een kantoor niets van zich laat horen.

Wat de termijn in de balk betekent

De termijn zegt: binnen zoveel tijd had het overgrote deel van de mensen die via ons een aanvraag deden, een eerste reactie van een kantoor. Niet van alle kantoren, en niet altijd een offerte: de eerste reactie is soms het bericht dat een kantoor zelf belt, of het eerlijke antwoord dat het niets voor u kan doen. Maar u weet dan dat er iemand naar kijkt.

Het is een meting over het afgelopen halfjaar, en hij schuift mee. Halen te weinig aanvragen een scherpe termijn, of zijn er nog te weinig aanvragen om iets te zeggen, dan staat er een voorzichtige formulering. Dat is dan ook wat we weten. Op hoe het werkt staat de termijn als cijfer, alleen als hij gemeten is.

Hoe wij meten

• Per aanvraag, niet per kantoor. We kijken naar de tijd tussen het moment dat uw aanvraag naar de kantoren ging en het moment dat het eerste kantoor iets deed. Dat is waar u op wacht.
• Wat telt als reageren: een offerte uitbrengen, laten weten zelf contact op te nemen, of aangeven dat het kantoor de akte niet doet. De aanvraag alleen openen telt niet; dat betekent alleen dat iemand heeft gekeken.
• Een belofte is ruimer dan het gemiddelde. We noemen een termijn pas als het overgrote deel van de aanvragen hem haalt, niet als de helft hem haalt. Bij een gemiddelde valt de helft tegen.
• Een aanvraag van vanmorgen telt niet als onbeantwoord. Pas als een aanvraag een paar dagen onderweg is, telt hij mee in de vraag of er wel of niet is gereageerd.

Zo ziet die meting eruit. De grafiek hieronder komt uit onze eigen aanvragen en wordt bijgewerkt terwijl u dit leest: elke kolom is een tijdvak, en de hoogte is het deel van de reacties waarbij de eerste reactie van een kantoor in dat tijdvak viel.

Wat “reageert meestal binnen een dag” bij een kantoor betekent

Op de kaartjes en profielen van sommige kantoren staat een zinnetje: reageert meestal binnen enkele uren of binnen een dag. Dat is dezelfde meting, maar dan per kantoor: hoe snel dit kantoor in het afgelopen halfjaar op onze aanvragen reageerde, gemeten over meerdere aanvragen. Eén snelle reactie is geen reactiesnelheid; dat is één keer geluk hebben met wie er die middag achter de mail zat.

Wat er bewust niet is, is een zinnetje voor een traag kantoor. Dat zou een oordeel zijn over een echt bedrijf op grond van een handvol eigen aanvragen, op de plek waar u aan het kiezen bent, en het kantoor kan het niet weerleggen. Staat er niets, dan weten we het niet, of is het kantoor niet uitgesproken snel. Dezelfde regel als in onafhankelijk platform: wat dat inhoudt: waar we niets goeds weten, zeggen we niets.

Het zinnetje en de keuze van kantoren horen wel hetzelfde te zeggen. Een kantoor dat aantoonbaar snel reageert, schuift een paar plaatsen op in de toerbeurt waarmee wij aanvragen verdelen. Hoe die verdeling werkt, staat in hoe wij notariskantoren vergelijken.

Wat er gebeurt als een kantoor stil blijft

Niet elke aanvraag wordt door elk kantoor opgepakt, en een kantoor dat de aanvraag nooit opent, laat u wachten op iets wat niet komt. Daar hoeft u niet zelf achteraan:

• Wij meten het, we vragen het u niet. Of een kantoor uw aanvraag heeft geopend en wat het heeft teruggestuurd, staat bij ons. Op de vorige versie van deze site vroegen we het de aanvrager na; de helft antwoordde niet, en juist wie niet op mail reageert heeft het hardst een kantoor nodig.
• Na ruim twee werkdagen zoeken we kantoren bij. Is uw aanvraag zo lang onderweg en kunnen minder kantoren dan gepland nog iets leveren, dan vullen we aan tot dat aantal, met kantoren die de aanvraag nog niet hadden. U krijgt daar een e-mail van, met de nieuwe kantoren bij naam. Er zit een plafond op: elk kantoor erbij is een kopie van uw gegevens.
• Werkuren, geen klokuren. Een aanvraag die vrijdag om vier uur de deur uit gaat, is maandagochtend pas een paar werkuren onderweg. Een kantoor dat netjes maandag begint, is geen kantoor dat niet reageert.
• Een kantoor dat vaker niet kijkt, komt later aan de beurt. Niet achteraan, want dan kan het nooit meer laten zien dat het beter is gaan opletten, maar wel een plaats verder in de rij. Een kantoor dat opent en er lang over doet, is aan het werk; een kantoor dat niet opent, kost u een van uw plekken zonder dat u het merkt.

Wat u zelf kunt doen

• Kijk op uw aanvraagpagina, via de link in elke e-mail van ons. Daar staat per kantoor of het de aanvraag heeft geopend en wat het heeft teruggestuurd.
• Bel gerust zelf. Een kantoor dat uw aanvraag heeft geopend, kent uw naam en uw vraag. Een telefoontje met verwijzing naar de aanvraag is vaak sneller dan wachten.
• Begin opnieuw bij andere kantoren. U kunt de aanvraag intrekken en via de kantoren per plaats of de kaart gericht bij een ander kantoor aankloppen. Wat intrekken precies doet, staat in 100% gratis en vrijblijvend.

Wilt u het eerst zien voordat u iets instuurt? De hele tijdlijn van een aanvraag, van versturen tot kiezen, staat op hoe het werkt. Daarna: vraag offertes aan.