Notulen

Notulen leggen vast wat er in een vergadering is behandeld en besloten: wie aanwezig waren, welke voorstellen er lagen en hoe er is gestemd. Ze worden meestal in de volgende vergadering vastgesteld, en daarmee staat vast dat het verslag klopt.

Voor de notaris zijn ze een bewijsstuk. Bij een statutenwijziging, een uitgifte van aandelen of een ontbindingsbesluit moet blijken dat het besluit rechtsgeldig is genomen: door het juiste orgaan, met de juiste meerderheid, na een oproeping die aan de statuten voldoet en met een voldoende quorum.

Bij een bv met één aandeelhouder wordt er zelden echt vergaderd; daar volstaat een aandeelhoudersbesluit op papier. Ook dat moet worden vastgelegd — juist omdat het zo vanzelfsprekend voelt, ontbreekt het er vaak, en dan loopt een latere verkoop erop vast.